Privatlivspolitik

Når du melder dig ind i Polyteknisk Forening (PF), betror du os med nogle af dine oplysninger. Dette ser vi som et stort ansvar, og vi sørger derfor for, at beskytte dine oplysninger, og give dig kontrol over dem.

PF varetager de studerendes interesser inden for alle aspekter af deres uddannelse og liv som studerende. Foreningen har et bredt udbud af aktiviteter til gavn for alle studerende ved Danmarks Tekniske Universitet (DTU).

Formålet med denne privatlivspolitik er, at forstå hvilke oplysninger det er vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvordan du kan få lov til at opdatere, administrere og slette dine oplysninger.

Oplysninger PF indsamler

Når du melder dig ind i PF

Når du melder dig ind i PF, beder vi dig om, at sende os nogle personoplysninger. Disse består af:

  • Studieretning
  • Studienummer
  • For- og mellemnavne
  • Efternavn
  • Køn
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Fødselsdag
  • Forventet dimissions-år/måned
  • Start år og semester

Vælger du at melde dig ind i Ingeniørforeningen Danmark (IDA), beder vi dig også om at oplyse dit CPR-nummer. Dette sender vi, sammen med resten af personoplysningerne, videre til IDA.

PF opbevarer dit CPR-nummer i maksimum 1 uge før det bliver slettet fra vores systemer.

Når du melder dig ind i et udvalg under PF

Når du melder dig ind i et udvalg, studieråd eller lignende under PF, vil vi modtage oplysning om dette, hvilket vil blive tilføjet som note til de personoplysninger vi har om dig, i vores medlemsdatabase.

Hvordan anvendes de oplysninger, vi indsamler

Medlemsdatabase

Hovedformålet med indsamlingen af dine personoplysninger er, at skabe og vedligeholde en database over alle aktive medlemmer af Polyteknisk Forening.

Denne database er nødvendig for, at vi kan tjekke om hvorvidt du er medlem af foreningen. Dette gør vi fx i forbindelse med tilbud og rabatter ved forskellige arrangementer, samt udbud af andre fordele til vores medlemmer.

Til at lave statistik over medlemmer af foreningen

Da vi er en forening der ikke kunne eksistere uden dig og dine medstuderende som medlemmer, bruger vi til tider medlemsdatabasen på, at lave statistikker over hvem der er medlem. Herunder undersøger vi blandt andet, hvilke retninger der er repræsenteret, antal diplomstuderende kontra civil studerende, aldersgrupper og lignende.

Disse statistikker er anonymiserede, og benyttes kun internt i foreningen, med DTU eller vores samarbejdspartnere.

Særligt vedrørende rustur

PF står for afholdelse af rustur for DTU. PF bestræber sig på, at afholde den bedst tænkelige rustur, for alle der måtte deltage. Melder du dig til rustur, vil vi derfor bede dig om nogle flere personoplysninger, end blot ved indmelding i PF. Disse indbefatter:

  • Allergier
  • Madvaner (Vegetar, veganer)
  • Anden information du føler er relevant for os, at vide

Formålet med indsamling af denne information er, at tilpasse rusturen til specifikt dine behov, hvilket inkludere at servere mad du er i stand til at spise. Denne information vil blive delt med Koordinatorne af Bachelorstudiestarten (KABS), vektorer (rusvejledere) samt madhold på rusturen.

I den forbindelse kan du også blive kontaktet af KABS, hvis de har uddybende spørgsmål omkring din tilmelding til rustur.

Disse informationer vil ikke blive gemt i medlemsdatabasen, og vil blive slettet umiddelbart efter afholdelse af rustur.

Melder du dig til rustur uden at melde dig ind i PF, vil vi stadig indsamle data som hvis du melder dig ind i PF. Forskellen er blot, at denne data vil blive slettet umiddelbart efter afholdelse af rustur.

Valgmuligheder og forpligtelser

Beskyttelse af personoplysninger

Vi gemmer dine personlige oplysninger på servere og computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter. Vi har sikkerhedsforanstaltninger, der løbende kontrollerer, om hvorvidt dine personoplysninger håndteres forsvarligt, med hensyntagen til dine rettigheder.

Kort sagt, så opbevarer PF dine personoplysninger fortroligt.

Hvis du ønsker at klage kan du gøre det til Datatilsynet.

Indsigt i data

Hvis du ønsker at vide hvilken data vi har registreret om dig, i vores medlemsdatabase, kan du kontakte os via pf@pf.dk. Da vi passer godt på dine oplysninger, vil du blive bedt om at identificere dig, før vi udleverer nogen data.

Opdatering af data

Er oplysningerne vi har gemt om dig ukorrekte, flytter du, får en ny e-mail eller lignende, kan du til enhver tid få dem rettet ved at kontakte os via pf@pf.dk.

Sletning af data

Skulle du ønske at blive slettet helt fra vores medlemsdatabase, skal du kontakte os via pf@pf.dk. Herefter vil alle personoplysninger vi har om dig, blive slettet.

Kontaktinformation for foreningen

Anker Engelunds Vej 1
Bygn. 101 E
2800 Kgs. Lyngby
E-mail: pf@pf.dk
Tlf. +45 7742 4444
CVR: 55988919

Kontaktinformation for GDPR ansvarlig for foreningen

Navn: Jacob Birkjær Marcussen
E-mail: gdpr@pf.dk
Tlf. +45 7742 4497

Sidst opdateret: 04/05/2023