Udlæg

Husk at læse HELE denne information FØR du køber ind. Det er DIT ansvar at reglerne er
overholdt.

Af og til lægger man penge ud for foreningen i forbindelse med et arrangement eller lign.

Når man skal have disse penge tilbage, udfylder man en udlægsseddel. ALLE blå felter skal
udfyldes. Bank reg. nr. skal altid angives med 4 cifre og konto nr. med højst 10 cifre uden
mellemrum. Disse informationer findes ofte bag på dit dankort. Beløb angives i formatet xxxx,xx eller uden decimaler. Skriv ikke DKK eller kr.

Udlægssedlen kan findes her: Udlægsseddel

Det er KUN denne formular med blå felter, der er godkendt til udlæg. Filen SKAL åbnes i Adobe – IKKE i Chrome eller andre programmer, og når filen er færdigudfyldt SKAL den gemmes i Adobe, det er den eneste måde den får det korrekte format. Filen må heller ikke sættes til at printe, når den åbnes. https://get.adobe.com/dk/reader/

Når du udfylder udlægssedler, er det vigtigt, at dine bilag er i orden. Du kan læse mere om krav til bilag i næste afsnit.

Det er dit eget ansvar at sørge for at forretningsråds forperson eller økonomiansvarlig for rådet har udfyldt kontering og godkendt udlægget i den nederste del af udlægssedlen. Det er den økonomiansvarliges opgave at kontrollere, at bilagene stemmer fuldstændig overens med beløbet på udlægssedlen.

Både udfyldt udlægsseddel og bilag skal sendes til bilag@pf.dk i ET samlet PDF-dokument.

Du kan ikke længere møde op på sekretariatet for at aflevere udlægsseddel, men du kan godt scanne faktura/kvittering i PF Sekretariat i åbningstiderne, se nederst under PF informationer på www.pf.dk

Du kan samle din PDF på http://pdf.pf.dk. Her kan du også ændre billeder til PDF.

I tilfælde af spørgsmål skriv til cfo@pf.dk eller oekonomi@pf.dk

 

Mere om bilag til udlægssedler

Ved køb på danske hjemmesider skal du være opmærksom på, at (FAKTURA) MODTAGER altid
SKAL være POLYTEKNISK FORENING.

Ved køb på hjemmesider skal det tjekkes (CVR og fysisk adresse), at det er et dansk registreret firma, du påtænker at købe fra – også selv om siden hedder www.dk. Udenlandske firmaer bruger nemlig også .dk domæner.

Sælgers navn, adresse og CVR nr., entydigt bonnummer/fakturanummer, det betalte beløb, samt hvor stort beløb eller procentsats heraf, der er moms SKAL fremgå af kvitteringen. Kvitteringen SKAL også vise, HVAD der er købt. En ordrebekræftelse er IKKE det samme som en faktura, selv om den indeholder alle foranstående oplysninger (og fordi den efterfølgende kan annulleres, godkendes den ikke af SKAT). En dankortkvittering er heller ikke godkendt af SKAT. Eneste undtagelse herfor er kvittering for passage over Storebælt. DTU Bibliotek kan desværre ikke bruges til udlæg for print, lamineringslommer el.lign., for der udleveres kun en dankort-kvittering. Brug evt. PF Sekretariat i stedet. Husk at man skal kunne se hele bon’en, når du fotograferer eller scanner den.

Undgå at købe varer udenfor landets grænser. Hvis dette er absolut nødvendigt, SKAL du henvende dig på sekretariatet i den tid, vores bogholder (bogholderi@pf.dk) sidder der, inden du foretager dig noget. VISTAPRINT er absolut forbudt.

Ovenstående er især vigtigt at oplyse ved afgivelse af bestilling af mad. Hvis maden køres ud, skal der ved bestilling oplyses, at såfremt der ikke afleveres en kassebon med ovenstående oplysninger, vil der ikke blive betalt for maden. Hvis maden bestilles online, skal modtager af maden være Polyteknisk Forening, og personen, der bestiller kan evt. noteres som kontaktperson.

Bestil ALDRIG på Just Eat online, for de eftersender ikke faktura/kvittering, der opfylder kravene fra SKAT.
La Vida og Saras Pizza har tidligere leveret godkendte kassebons – spørg FØR bestilling.

Hvis en faktura fra nethandel eller kvittering i henhold til ovenstående krav ikke afleveres, vil der IKKE blive udbetalt refusion af udlægget.

Særligt til økonomiansvarlige for studieråd

Det er kun udlægssedler, der skal sendes til bilag@pf.dk ikke alt muligt andet.

Udlægssedler udfyldes med navn og bankoplysninger på den, som skal have udbetalt pengene. Ligeledes udfyldes beløb og formål. Der skal altid vedlægges bon/faktura iht. ovennævnte. HUSK at oplyse studierådets navn, samt studierådets 5-cifrede kontonummer (161xx). Kun det 5-cifrede nr. skal stå i feltet ”Ktonr. + evt. afd”.

Hvis der har været egenbetalinger eller lign., som betyder, at bilag ikke stemmer, bedes du efter din beskrivelse tilføje ”minus egenbetalt” i feltet ”I forbindelse med”.

Herefter skal økonomiansvarlig godkende udbetalingen. Hvis det er den økonomiansvarlige, som skal have udbetalt penge, er det forpersonen for studierådet, som skal godkende udbetalingen.

Her kan du se eksempel på en korrekt udfyldt udlægsseddel: Udlæg korrekt udfyldt. 

Hvis rådet modtager fakturaer fra firmaer eller Badekar/KABS, skal de blot videresendes til bogholderi@pf.dk med besked om at faktura er godkendt og bedes betalt via jeres rådskonto 161xx, så vil sekretariatet sørge for betaling, så rådsmedlemmer ikke behøver lægge ud for fakturaen.

Hvis rådet skal have penge fra et Institut eller et eksternt firma, sendes mail til bogholderi@pf.dk med flg. oplysninger:

Faktura til en virksomhed:

Firmanavn jfr. CVR registret:

CVR nr.:

Beløb der skal faktureres:

Hvad/hvorfor der faktureres:

Firmaets ordrenr.:

Kontaktmail til firmaet:

Kontaktperson navn:

Hvis det er et institut, der skal sendes faktura til (f.eks. sponsorater til studiestarten eller til rådshytteture), SKAL vi bruge følgende:

Faktura til et DTU institut:

DTU ordrenr.  (også selv om Instituttet siger det ikke er nødvendigt)

EAN nr.:

Kontaktperson navn:

Beløb:

Hvad/hvorfor der faktureres:

 

Kontoudtog for rådskonto

Når rådet har brug for et kontoudtog for rådskontoen sendes mail til bogholderi@pf.dk.

Bemærk at når udtog læses, betyder minus at rådet har penge til gode. Klik på papirclipsen viser det aktuelle bilag.

Er du i tvivl? Spørg altid på sekretariatet. Hellere en gang for meget end en gang for lidt.

Sidst opdateret: 08/11/2024